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Digitalización, custodia y destrucción confidencial de documentación

EXPERTOS EN GESTIÓN DOCUMENTAL

Protege tus datos con nuestro centro especial de empleo. Todo son ventajas

1 - Ahorro de espacio físico
2 - Protección de los datos de trabajadores, pacientes, clientes y ciudadanos
3 - Mejora de la gestión del tiempo en la búsqueda de documentos
4 - Mejora de la productividad empresarial y de la eficacia y eficiencia de los recursos en el sector público
5 - Cumplimiento de los ODS. Con DOCUVIVA favoreces la inclusión laboral de personas con discapacidad, la transformación digital y la economía circular.

Digitalización

EN DOCUVIVA transformamos cualquier archivo físico en un archivo digital;
• Recogemos los documentos de forma segura y confidencial, firmando un contrato estable o para proyectos.
• Eliminamos cualquier elemento de unión de los documentos como clips o grapas, plásticos, gusanillos... y procedemos a su reciclaje con gestores autorizados de residuos.
• Digitalizamos con escáneres rápidos y otros aparatos electrónicos y mejoramos la imagen si es necesario.
• Facilitamos el reconocimiento óptico de caracteres u OCR para la posterior búsqueda de datos.
• Subimos la documentación digitalizada a los servidores, a una nube profesional o la entregamos en discos duros, según acuerdo con los servicios informáticos de los clientes. Los documentos digitales pueden ser exportados en diferentes formato estándar (txt, mdb, xml, tiff, pdf)

Custodia

En DOCUVIVA tenemos un almacén especializado en gestión documental, que da servicio a empresas y administraciones de la Región de Murcia, donde conservamos los documentos ya digitalizados o sin digitalizar, por el tiempo necesario para cumplir con el tiempo de prescripción de las obligaciones de conservación que varía según la naturaleza fiscal, contable, laboral, sanitaria etc... de la documentación.;

El proceso de custodia es el siguiente:

• Recogemos los documentos de forma segura, con inventario y acuerdo de confidencialidad.
• Ordenamos la documentación en archivadores AZ, carpetas numeradas, cajas o sistema análogo.
• Asignamos un lugar en el almacén de custodia ubicándolo en un plano de localización y a la vez en un registro digital, de forma que coincida la localización digital con la localización física

Los documentos quedan en custodia hasta que el cliente decida su consulta, recuperación o destrucción definitiva. Se facilita un servicio de préstamo digital y también la entrega del archivo físico cuando sea necesaria su consulta.

Destrucción

La Ley Orgánica 3/2018 de 5 de diciembre de Protección de Datos de Carácter Personal y Garantía personal de los derechos digitales (LOPDGDD) determina que los datos personales; nombre, apellidos, teléfono, historial académico, laboral, datos médicos, de afiliación, bancarios, fiscales etc...deben ser especialmente protegidos por ser "datos sensibles" y a su vez, destruidos siguiendo la norma DIN66399 (nivel de corte P4), de forma que una vez destruidos por una máquina homologada, no sean legibles ni recuperables.

En DOCUVIVA firmamos contratos estables de destrucción de documentos o para necesidades puntuales (expurgos);

1. La recogida estable se realiza dejando contenedores en las instalaciones del cliente. El contenedor estandarizado es un cubo pasivo de cartón, con precinto, con una capacidad media de unos 35 kg, que es retirado por nuestro servicio en las instalaciones del cliente cuando nos avisan que está completo y repuesto por uno nuevo.
Hay otro tipo de contenedores con mayor capacidad ( de plástico o metálicos) para Hospitales y entidades que generan una gran cantidad de documentos sensibles.

2. El expurgo puntual de documentación confidencial (en papel y otros formatos como ordenadores, unidades USB, Disquetes...) se realiza tras visitar las instalaciones, realizar un inventario y pasar presupuesto

Tras el proceso de destrucción, en DOCUVIVA emitimos un certificado de destrucción confidencial, con el peso exacto calculado en una báscula calibrada con normativa ISO. El certificado también garantiza que los residuos del papel y otros formatos han sido reciclados mediante gestores autorizados, con la consiguiente reducción de la huella de carbono de la actividad realizada por los clientes.

 

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